Verandering vraagt tijd

Tijd voor verandering

Voor elke verandering binnen organisaties moet tijd worden genomen, verandering vraagt 'champions' en 'advocates' om tot een succes te verworden. De vraag is hoe je verandering aanvliegt, en mijns inziens heeft dat vooral te maken met wat je wil veranderen. Wil de een werkmethode veranderen, of wil je het hele denken van een organisatie veranderen over een bepaald thema? In het kader van duurzaamheid en sociale ontwikkelingen, gaat deze blog over het laatste.

Elke organisatie heeft zijn eigen manier van werken, van hiërarchisch tot een project organisatie, elke vorm heeft zijn voor- en nadelen. Zeker als het om verandering gaat is er echter een nadeel wat in elke organisatie in gelijkmatige (met verschillende uitgangspunten) speelt: afdelingsbelangen. En juist daar zit hem ook de kern in de door te voeren verandering en te verwachten tegenstand bij een verandering. Elke afdeling heeft zijn eigen belangen, eigen bijdrage aan het collectief en waardering van die bijdrage binnen het collectief. Dit maakt hoe men tegen de verandering aankijkt, of ze het belang zien voor de afdeling en of zij hun aandeel in de organisatie zien groeien of juist niet.

Strijden voor eigen bijdrage

In elke organisatie met gezonde concurrentie is er sprake van afdelingsstrijd, de waarde van de bijdrage aan het collectief. Is de waarde hoog, veelal de visie van een afdeling zelf, of is de bijdrage misschien marginaal? In het laatste geval is een afdeling vaak bang om te 'verdwijnen' en dan gaan persoonlijke belangen de boventoon voeren. Als persoonlijke belangen voor het collectief gaan kom je als bedrijf in een risicovolle situatie terecht. Niet alleen omdat hiermee essentiële processen vast kunnen gaan lopen, zeker ook omdat de persoonlijke belangen tot een voortijdig vertrek uit de organisatie kunnen leiden.

Het is lastig om hier op de juiste manier vorm aan te geven, want eigenlijk wil je de beste mensen behouden, de mensen die bij kunnen dragen aan de nieuwe koers, doelstellingen en bovenal ook de nieuwe organisatie tot een succes kunnen maken. Dit speelt vooral bij reorganisaties, maar zeker ook bij transformaties van organisaties. Bij de huidige ontwikkelingen is dat zeker een punt om goed over na te denken, want robotisering, digitalisering en verduurzaming zal zeker de dynamiek van organisaties en afdelingen onderling gaan veranderen. De belangen verschuiven, de invloed op de collectieve output gaat verschuiven, en dan ten slotte ook de samenstelling van afdelingen en de organisatie als geheel.

Verandering vormgeven

Balans realiseren

Voor elke impactvolle organisatieverandering is het belangrijk om een projectteam in te zetten, een team wat de belangen van afdelingen en teams kan afwegen. Een team wat het collectief als uitgangspunt heeft en daarmee een nieuwe balans kan brengen. Of het nu gaat om sociaal of duurzaamheid, verandering heeft zeker impact op alle afdelingen. Voor de ene groter en voor de ander kleiner, de belangen en bijdragen zullen verschuiven. 

Het voortbestaan van zo'n projectteam hangt natuurlijk af van het type verandering, daarbij veranderd de rol van het team of het team zal uiteindelijk weer verdwijnen. Dat laatste is niet erg, de kennis kan weer ergens anders worden ingezet. Als het team wel blijft voortbestaan dan zal er vaak een adviserende rol ontstaan. Om de verandering die inmiddels beleid is geworden in de organisatie te embedden. Want bewustzijn is bij elke sociale- of duurzaamheidskoerswijziging de grootste factor van succes.

Organisaties volgens Semler

Hoe behoudt je de passie onder je medewerkers, hoe zorg je ervoor dat ze verrassend en creatief in kunnen spelen op ontwikkelingen waar je als organisatie op stuit. Het vraagt een open blik op organisaties een ruimte voor optimale interactie en bovendien het benutten van menselijke aspecten om dit vorm te geven. Hoe doe je dat, hoe geef je die creativiteit vorm in een bedrijf, zeker als dat groeit?

Ricardo Semler wijst er in Tegenlicht terecht op dat mensen maar met een klein groepje interactie kunnen onderhouden. Hij geeft voorbeelden als stammen en bijvoorbeeld militaire eenheden die altijd uit 10 personen bestaan. Natuurlijk betekent dat niet dat je bedrijf maar uit 10 personen kan bestaan. Wel dat je de structuur om die boxen heen kan bouwen. Stop geen 10.000 mensen in een gebouw en verwacht interactie, maar maak teams van 10 personen, die op hun beurt weer 10 personen aansturen, enzovoorts, enzovoorts.

Tribes, wat zijn dat?

Mensen zijn gericht op het leven in groepen, ook wel tribes genoemd. Die groepen kennen hun eigen structuren en vormen daarmee effectieve eenheden als het gaat om de waarde en bestaansrecht, evenals een beschermende cocon voor de groepsleden. Dit maakt dat een groep enorm sterk kan zijn als ze goed samenwerken, elkaar complimenteren en de regels respecteren. Waarbij individuen elkaar versterken, in plaats van kiezen voor individuele doelen maken een tribe tot een sterke eenheid.

In het tribe denken is een afspiegeling van de maatschappij ook nodig, dat maakt een bedrijf namelijk sterker. Want als je een select groepje bij elkaar zet, dan kweek je ook een onwerkelijkheid die je bestaansrecht als bedrijf aantast. Simpelweg omdat het niet meer aansluit bij de maatschappelijke realiteit. Juist door verschillen te complimenteren ontstaat er een out of the box denken, niet omdat dat een opdracht is. Maar juist omdat het vanuit verschillende maatschappelijke perspectieven wordt bekeken.

Het gaat er in de kern om, om doormiddel van het benutten van de verschillen, mensen uit hun persoonlijke kader te laten stappen. Verder te denken dan hun eigen persoonlijke kadertje, waarbij iedereen vanuit het 'buiten zijn kader stappen' ook verder kan kijken naar de ander. Hiermee krijgt een product of idee vorm voor verschillende doelgroepen. Met als resultaat een breed bestaansrecht voor wat je als organisatie wilt leveren.

Ruimte om creativiteit te ontplooien

Het is voor mensen belangrijk om de ruimte te hebben, ruimte om te denken, experimenteren, fouten te maken om daar weer van te leren. Daardoor ontwikkelen mensen zicht, wat kennis vergroot en dus ook het bestaansrecht van je organisatie. Immers kennis, ontwikkeling en/of experimenteren leidt tot innovatie, brengt een team naar een nieuw niveau en uiteindelijk ook de organisatie.

Wat heb je als bedrijf aan die eenheden? Gaan ze geen eigen leven leiden? Wordt creativiteit niet de ondergang?

Uiteraard moeten de doelen van een organisatie centraal blijven staan, maar dat geld evengoed voor het bestaansrecht dat aanwezig moet blijven. Immers, anders kan je de boel beter opheffen. Juist in die kleine teams, waarvan de leden weer individueel leiding geven aan de volgende unit, moeten structuren bieden om de doelen in het voetlicht te stellen.

Als de bedrijfskoek op is

Echter kan het ook zijn dat er een moment komt dat een team ontdekt dat het bestaansrecht in het geding komt. Op dat moment is er vaak een nieuwe doelstelling nodig, een nieuw bestaansrecht om de ontwikkelingen vorm te geven. Deze kleine teams moeten dan vanaf de top en vanaf de onderkant vormgeven aan deze nieuwe koers, dat vraagt creativiteit, welke zich door de samenstelling van de organisatie al binnen de organisatie bevind. Het is belangrijk om dit de ruimte te geven, te evolueren met de ontwikkelingen en mogelijk op een bepaald punt te kiezen voor nieuwe teams omdat de oude geen bestaansrecht meer hebben binnen de organisatie.

Ondernemen anno 2040

Hoe gaat u als ondernemer om met de veranderingen, de steeds bredere aandacht voor duurzaamheid en sociale aspecten van het personeelsbeleid? Hoe gaat u vormgeven aan de alternatieven van bonussen om mensen binnen de organisatie te houden en bovenal, hoe gaat u als ondernemer om met de steeds bredere diversiteit die binnen organisaties zal optreden.

Duurzaamheid

Duurzaam ondernemen wordt steeds belangrijker, of het nu gaat om strengere regelgeving die zich steeds verder ontwikkeld of dat het nu gaat om doelstellingen. Voor beiden geldt dat aandacht loont, hoe gaat u om met deze veranderingen? Als ondernemer is er de keuze voor ad-hoc inspringen op veranderingen als ze voor de deur liggen, of bouwen aan een strategisch plan wat misschien net even verder gaat dan de concurrent.

Daar zit hem nu net het grote verschil, want bij ad-hoc reageren loopt u als ondernemer het risico achter de feiten aan te lopen en telkens opnieuw in te moeten springen op veranderingen die zich aandienen. Daarbij moet u op dat moment niet alleen inspringen op het punt, maar bovenal ook uw mensen meenemen in dit zelfde proces wat de nodige weerstand op kan roepen. Bij het uitwerken van een strategisch plan kan u de veranderingen voor zijn en de mensen binnen uw organisatie meenemen in de ontwikkelingen die uw organisatie naar de toekomst laten werken.

Sociale organisatie aspecten

Met het laatste voorgaande punt komen we ook bij de sociale aspecten van de organisatie. Want hoe krijgt u uw medewerkers mee in een proces als verduurzaming van uw organisatie? Het gaat bij de stap naar duurzaamheid niet alleen om het veranderen van het beleid en eventuele werkprocessen maar bovenal ook om de cultuur die binnen een organisatie aanwezig is.

Om duurzaam ondernemen meer dan beleid maar een bewust keuze van de gehele organisatie te maken is het belangrijk medewerkers hierin mee te krijgen. Immers, zij moeten veel van de aspecten van het beleid uitvoeren en daarom is het dragen van deze veranderingen in de cultuur van groot belang. Dit gaat niet vanzelf en vraagt een strategische aanpak, aanjagers om de tegenstanders te overtuigen en vooral het benadrukken van de voordelen. Belangrijk hierin is dat de nadelen en problemen bespreekbaar zijn.

Ten slotte zijn er ook de sociale aspecten die de organisatie vormgeven, zoals het vervangen van bonussen voor andere secondaire arbeidsvoorwaarden. Het bieden van flexibele pakketten in secondaire arbeidsvoorwaarden door grote bedrijven bij winsten alle medewerkers belonen met een winstuitkering, i.p.v. alleen een bonus aan het management. Want de manager heeft zijn/haar team nodig om te floreren en die erkenning van uw personeel maakt dat zij zich nog meer betrokken voelen bij uw onderneming.

Diversiteit

Door de invoering Participatiewet komen er meer mensen met een beperking op de arbeidsmarkt, althans dat is het doel en met minder kansen op een uitkering zal dit in de praktijk ook vorm moeten krijgen. Daarnaast noodzaakt de vergrijzing tot alternatieven om mensen aan te nemen, dus ook mensen met beperkingen of immigranten. Dus de werkvloer zal er de komende jaren zeker anders uit gaan zien. 

De klassieke ‘witte’ organisatie met ‘de mannen tussen de 30 en 45 jaar’ zal over 25 jaar niet meer bestaan. De organisatie zal dan gevormd worden door een palet van mensen en waarom zouden we daar niet nu alvast aan beginnen? Net als de klassieke manier van werken steeds verder zal worden vervangen door duurzamere alternatieven en verdere automatisering. Kortom, anno 2040 zal de arbeidsmarkt en ondernemerschap niet meer zijn wat het nu is, durft u alvast de voorzichtige stappen in de toekomst te zetten?

Management als….

Het type management binnen een organisatie kan een organisatie en de mensen die binnen de organisatie werken maken of breken. Omdat het de werkbalans sterk kan verstoren met alle gevolgen van dien. Hoe managers met hun medewerkers omgaan, of zij hen juist de vrijheid bieden of juist in de nek hijgen, heeft grote invloed op prestaties, motivatie en bovenal op de productiviteit van medewerkers. De vraag is, wat is juist binnen welke organisatie?

Pas stuitte ik op een geval van micromanagement, een vorm van management waarbij de leidinggevende continu zijn medewerkers over de schouder kijkt. Waar de leidinggevende wel taken delegeert maar bij succes alle succes naar zich toe trekt en bij falen alles afschuift op zijn medewerkers. Terwijl die zelfde medewerkers geen verbeteringen of suggesties aan mogen dragen als zij zien dat er iets fout gaat.

Deze vorm van management heeft sterke neigingen van narcisisme, pestgedrag of zelfs obsessief gedrag. Dat is, zoals velen zullen begrijpen, geen prettige werksfeer. Hier krijgen mensen niet de ruimte om zich te ontwikkelen, is geen ruimte om samen tot oplossingen te komen en is uiteindelijk zelfs de nekslag voor productiviteit van alle medewerkers. Toch worden dit soort situaties binnen veel bedrijven te laat gezien, of soms zelfs genegeerd.

Management om te sturen

Het type management dat bij een organisatie past hangt af van vele variabelen, waaronder werkprocessen, eisen die aan het werk worden gesteld en de behoefte aan controle zijn daar enkelen van. Juist op basis van deze 3 elementen en de mensen die binnen een organisatie werken is al heel veel af te leiden. Zo is het in een creatieve organisatie, zoals een ontwerpstudio ondenkbaar om een sterk hiërarchische managementstijl te introduceren omdat dit het creatieve proces van de denkers enorm zal verstoren.

Door de juiste vorm van management toe te passen is het mogelijk om de hele organisatie te sturen, zelfs een organisatie gebaseerd op creatieve geesten. Want ook zij hebben een zekere mate van sturing nodig, een creatieve geest is vaak minder ondernemend en daarom is sturing in de juiste ‘winstgevende’ richting juist daar wenselijk. Toch moet er ook daar wel rekening worden gehouden met de basis van de creatieve geest.

Terug naar de werkvloer

In dit geval van de micromanager is er naar verwachting sprake van enige vorm van narcisme, de werkgever heeft het nog niet door maar dat moment komt zeker. De vraag is alleen of de werkgever dit gedrag op tijd doorziet, want de werklust is binnen dit bedrijf al snel aan het verdwijnen. Maar naast de problemen rondom de werklust zijn er nog veel grotere problemen die om de aandacht vragen.

Als de werklust verdwenen is dan komt ook de kwaliteit van producten snel in gevaar, het tempo zakt en daarmee worden deadlines ware nachtmerries voor de werkgever. Dit alles maakt dat het aanpakken van een dergelijk managementprobleem tijdige actie vergt, hierbij zullen in dit geval de medewerkers zich uit moeten spreken naar de leiding van dit bedrijf omdat zij geen extern advies wensen.

Samenwerking

Om managementproblemen aan te kaarten is dus samenwerking nodig, samen de problemen in kaart brengen en deze voorleggen aan de werkgever. Om vervolgens samen te kijken naar het beste type management te kijken wat wel binnen de organisatie past. Dit is een ultieme vorm van interactie die zowel top-down als bottom-up in zich hebben. Met als gevolg een oplossing waar beide partijen zich achter kunnen scharen en een nieuwe start kunnen maken.