Risk ahead!

Hoe te reageren bij calamiteiten, hoe speel je in op problemen of zelfs levensbedreigende situaties binnen een organisatie? Als je goed beschouwd kijkt naar het ontstaan van een calamiteit zijn er eigenlijk 2 basale oorzaken te benoemen: A een calamiteit ontstaat om dat interne afspraken of regelgeving heeft gefaald, B een medewerker heeft zich niet aan de interne afspraken of regelgeving gehouden. In beide gevallen is er een belangrijke variabele, dat is wat de externe factor is die van invloed is geweest op de oorzaak van de calamiteit.

Als organisatie kan er natuurlijk worden gekozen om alle risico’s dicht te timmeren met regelgeving, maar de vraag is of dat nu echt effectief is. Zeker omdat het dichttimmeren met regels het niet nakomen van die regels juist in de hand werkt en bovendien omdat de externe variabelen zich zeker niet houden aan de regels die een bedrijf zorgvuldig heeft opgesteld. Maar hoe kan er dan wel worden ingespeeld op deze basale oorzaken.

Falen van de organisatie

In elke situatie kan er sprake zijn van het niet effectief blijken van de afspraken en regels die intern zijn opgesteld om calamiteiten te voorkomen. Dit kan gaan van onwerkbaarheid van regels die niet aansluiten op de werkzaamheden die moeten worden verricht, tot aan het veranderen van externe factoren die maken dat regels niet meer functioneel zijn. Het is belangrijk om als organisatie op tijd in te spelen op deze externe variabelen, evenals het belangrijk is dat regels aansluiten bij de werkprocessen van de medewerkers die hieraan gebonden zijn.

Als (Q)HSE adviseur is het daarom noodzakelijk om in gesprek te blijven met medewerkers/collega’s over de werkbaarheid van regels, over de mogelijkheden om hier oplossingen in te vinden en daardoor meer dan eens te investeren in een iets duurdere oplossing. Dit zal door de leiding van de organisatie niet met gejuich worden ontvangen. Echter dan is het dus zaak om een goede risicoanalyse te maken van de gevolgen die er op kunnen treden als er niet wordt gekozen voor deze duurdere oplossing.

Verkeerd handelen

Uiteraard ligt de oorzaak met regelmaat ook bij het verkeerd handelen van de medewerkers, zij kiezen er bewust voor om bepaalde risico’s te nemen omdat ze de gevolgen onderschatten of omdat werknemers het gevoel ervaren dat de regels/afspraken niet aansluiten bij de werkzaamheden. Uiteraard zijn er ook medewerkers die bewust kiezen om regels en afspraken te negeren omdat het hen niet uitkomt, in deze gevallen is een represaille of als laatste middel het vertrek uit de organisatie mogelijk noodzakelijk om onwelkome calamiteiten te voorkomen.

Zoals al eerder aangegeven, dit bespreken vraagt dan ook een betrokken (Q)HSE afdeling/adviseur die benaderbaar is en dan vervolgens over deze onwerkbare situatie in gesprek te gaan. Waarbij risico berekening en externe factoren die bij kunnen dragen aan het voorkomen van de calamiteit zeker ook besproken dienen te worden. Want juist hierin ligt de kracht, het bespreekbaar maken van de risico’s en gevolgen van calamiteiten. Waarbij het voorkomen calamiteiten zeker onderdeel is van dit interne overleg, simpelweg omdat je de gevolgen wil voorkomen en de risico’s en daarbij horende kosten ten strengste wil voorkomen.

Niet dichttimmeren

Een risicoanalyse is een levend document,
op nieuwe variabelen moet proactief
worden gereageerd.

Het voorkomen van calamiteiten en het uitsluiten van risico’s zit dus niet in het reglementair dichttimmeren van deze risico’s, het gaat om de risicoanalyses die deze in kaart brengen. De (soms dure) oplossingen die er zijn om deze zo veel als mogelijk te beperken en de medewerkers van deze oplossingen te overtuigen. Hierbij is het dus belangrijk een balans te vinden tussen het opleggen van regels en het maken van afspraken over werkzaamheden waarbij medewerkers direct betrokken zijn bij de implementatie van deze afspraken. Hiervoor is vertrouwen nodig tussen de afdeling (Q)HSE en de medewerkers die van de regels en afspraken afhankelijk zijn.