Risk ahead!

Hoe te reageren bij calamiteiten, hoe speel je in op problemen of zelfs levensbedreigende situaties binnen een organisatie? Als je goed beschouwd kijkt naar het ontstaan van een calamiteit zijn er eigenlijk 2 basale oorzaken te benoemen: A een calamiteit ontstaat om dat interne afspraken of regelgeving heeft gefaald, B een medewerker heeft zich niet aan de interne afspraken of regelgeving gehouden. In beide gevallen is er een belangrijke variabele, dat is wat de externe factor is die van invloed is geweest op de oorzaak van de calamiteit.

Als organisatie kan er natuurlijk worden gekozen om alle risico’s dicht te timmeren met regelgeving, maar de vraag is of dat nu echt effectief is. Zeker omdat het dichttimmeren met regels het niet nakomen van die regels juist in de hand werkt en bovendien omdat de externe variabelen zich zeker niet houden aan de regels die een bedrijf zorgvuldig heeft opgesteld. Maar hoe kan er dan wel worden ingespeeld op deze basale oorzaken.

Falen van de organisatie

In elke situatie kan er sprake zijn van het niet effectief blijken van de afspraken en regels die intern zijn opgesteld om calamiteiten te voorkomen. Dit kan gaan van onwerkbaarheid van regels die niet aansluiten op de werkzaamheden die moeten worden verricht, tot aan het veranderen van externe factoren die maken dat regels niet meer functioneel zijn. Het is belangrijk om als organisatie op tijd in te spelen op deze externe variabelen, evenals het belangrijk is dat regels aansluiten bij de werkprocessen van de medewerkers die hieraan gebonden zijn.

Als (Q)HSE adviseur is het daarom noodzakelijk om in gesprek te blijven met medewerkers/collega’s over de werkbaarheid van regels, over de mogelijkheden om hier oplossingen in te vinden en daardoor meer dan eens te investeren in een iets duurdere oplossing. Dit zal door de leiding van de organisatie niet met gejuich worden ontvangen. Echter dan is het dus zaak om een goede risicoanalyse te maken van de gevolgen die er op kunnen treden als er niet wordt gekozen voor deze duurdere oplossing.

Verkeerd handelen

Uiteraard ligt de oorzaak met regelmaat ook bij het verkeerd handelen van de medewerkers, zij kiezen er bewust voor om bepaalde risico’s te nemen omdat ze de gevolgen onderschatten of omdat werknemers het gevoel ervaren dat de regels/afspraken niet aansluiten bij de werkzaamheden. Uiteraard zijn er ook medewerkers die bewust kiezen om regels en afspraken te negeren omdat het hen niet uitkomt, in deze gevallen is een represaille of als laatste middel het vertrek uit de organisatie mogelijk noodzakelijk om onwelkome calamiteiten te voorkomen.

Zoals al eerder aangegeven, dit bespreken vraagt dan ook een betrokken (Q)HSE afdeling/adviseur die benaderbaar is en dan vervolgens over deze onwerkbare situatie in gesprek te gaan. Waarbij risico berekening en externe factoren die bij kunnen dragen aan het voorkomen van de calamiteit zeker ook besproken dienen te worden. Want juist hierin ligt de kracht, het bespreekbaar maken van de risico’s en gevolgen van calamiteiten. Waarbij het voorkomen calamiteiten zeker onderdeel is van dit interne overleg, simpelweg omdat je de gevolgen wil voorkomen en de risico’s en daarbij horende kosten ten strengste wil voorkomen.

Niet dichttimmeren

Een risicoanalyse is een levend document,
op nieuwe variabelen moet proactief
worden gereageerd.

Het voorkomen van calamiteiten en het uitsluiten van risico’s zit dus niet in het reglementair dichttimmeren van deze risico’s, het gaat om de risicoanalyses die deze in kaart brengen. De (soms dure) oplossingen die er zijn om deze zo veel als mogelijk te beperken en de medewerkers van deze oplossingen te overtuigen. Hierbij is het dus belangrijk een balans te vinden tussen het opleggen van regels en het maken van afspraken over werkzaamheden waarbij medewerkers direct betrokken zijn bij de implementatie van deze afspraken. Hiervoor is vertrouwen nodig tussen de afdeling (Q)HSE en de medewerkers die van de regels en afspraken afhankelijk zijn. 

Je ziet ze liever niet

Ik hoor het vaak om me heen, afdelingen HSE of QHSE die niet populair zijn binnen bedrijven. Ze worden vaak gezien als lastige mensen, met lastige vragen en nog moeilijkere formulieren die elke calamiteit in de spotlight zetten. Het zijn mensen die graag hun mening opdringen of altijd overtuigd zijn van het gelijk en daarom nooit luisteren naar de mensen binnen de organisatie.

Ik zie de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de veiligheid op de werkvloer heel anders, misschien wel omdat ik zelf onderdeel was van zo’n afdeling. Onderdeel van een afdeling die wel werd gewaardeerd, maar wat mijn inziens zeker wordt beïnvloed door de manier van werken van de mensen op die afdeling.

Negatieve aanpak

In bedrijven waar de mensen, verantwoordelijk voor de veiligheid, vooral zichtbaar zijn als er iets mis gaat, of pas bij een ongeval reageren op zaken die al lang zijn aangekaart. Waar ze altijd aan komen zeulen met de ongevallenformulieren, maar waarop je nooit de gewenste feedback ontvangt. De mensen die ‘alles beter weten’ maar ook geen zicht hebben op wat jij op de werkvloer ervaart.

In dit soort gevallen heeft een afdeling HSE/QHSE weinig respect te verwachten, want als je als medewerker aankaart dat een nieuw ketelpak brandgevaarlijk is en daarom niet handig om in te werken en je krijgt geen reactie. Nee, dat kan niet makkelijk werken. En als er dan een ongeval gebeurt een onwerkbare tip uit voortkomt, dan is enig respect en begrip ver te zoeken.

Ga de vloer op, blijf niet achter je
bureau zitten als je mensen wilt
overtuigen moet je het gesprek
aangaan en vertrouwen winnen.

Hoe het ook kan

Het kan ook compleet anders, want een goed functionerende HSE/QHSE afdeling is er niet alleen achteraf als het al fout is gegaan, gaat in op zaken die worden aangekaart en proberen gezamenlijk met de mensen op de werkvloer een oplossing te komen. Ja dit kost meer tijd en dus geld/mankracht, maar uiteindelijk levert het ook veel meer op. Namelijk dat veiligheid onderdeel wordt van de normale arbeidsroutine en dat mensen zich vrij voelen om zich uit te spreken als zij iets signaleren. Dat kan veel ellende in de toekomst voorkomen en dus veel hoge kosten of zelfs onnodige boetes van bijvoorbeeld de arbeidsinspectie.

Als je als HSE/QHSE afdeling adequaat reageert op mogelijke risico’s, managers en medewerkers hierin meeneemt en vooral ook serieus neemt ontstaat er een hele andere veiligheidsrealiteit. Daarom is mijn advies dan ook standaard om niet voornamelijk achteraf te reageren en vooral van achter een bureau aan te sturen. Maar om actief de vloer op te gaan, problemen bespreekbaar te maken en desnoods zelf meelopen in processen om de knelpunten te ervaren.

Kom uit je ivoren toren

Als je veiligheid, gezondheid en alle andere thema’s die bij HSE/QHSE horen echt belangrijk vindt dan kom je niet achteraf of van achter een bureau de les lezen. Dan ga je in gesprek met mensen. Het wordt daarom ook tijd dat bedrijven dit niet als een verplichting zien, maar als een asset voor de organisatie die het daarom ook verdient om in geïnvesteerd te worden. En feitelijk is dat ook zo, want een effectieve preventie vraagt betrokkenheid en betrokkenheid realiseer je door in gesprek te gaan met de mensen die verantwoordelijk zijn voor hun eigen veiligheid en die van de mensen om hen heen. Met als uiteindelijke duurzame (dus niet gelijk zichtbare) resultaat dat de kosten van de afdeling HSE/QHSE in het niet staan bij de besparingen die deze uiteindelijk opleveren.

Benieuwd hoe uw veiligheidsmedewerkers effectiever binnen uw organisatie kunnen opereren, ik adviseer u graag!